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액세스 관련 커뮤니티를 운영하고, 강의를 하면서 많이 받는 질문 중 하나가 바로 액세스의 데이터를 기반으로 한 이메일 발송에 관한 것입니다. 오늘은 액세스에서 이메일을 자동으로 발송하는 기능에 대하여 알아보도록 하겠습니다.

우선, 액세스의 데이터를 기반으로 하여 이메일을 발송한다는 것의 정의부터 해 보아야 합니다. 액세스 데이터를 기반으로 이메일을 발송한다는 것은 다음의 3가지 의미를 가지고 있습니다.

- 액세스에서 주소록을 관리하고, 액세스의 주소록을 바탕으로 모두에게 같은 내용의 이메일 전송하기
- 액세스에서 주소록을 관리하고, 액세스의 주소록을 바탕으로 모두에게 약간씩 다른 내용의 이메일 전송하기(변수 이용)
- 액세스에 저장된 데이터를 기반으로 한 결과물을 이메일의 본문으로 하여 전송하기

첫 번째와 항목은 모두 데이터베이스의 주소록만을 활용하는 경우입니다. 두 번째 항목은 데이터베이스의 주소록을 바탕으로 본문에 약간의 변수를 가하는 방식입니다. 세 번째 항목은 액세스의 폼이나 보고서를 이메일의 첨부파일이 아닌, 본문으로 전송하는 경우입니다.

여기에서 첫 번째 방식은 큰 의미는 없습니다. 왜냐하면 이것은 아웃룩을 이용하여 여러 사용자에게 같은 메일을 발송하는 것과 큰 차이가 없기 때문입니다.
첫 번째 경우가 가장 쉽게 구현이 가능하며, 세 번째로 갈수록 구현이 까다롭습니다. 오늘은 액세스에서 이메일을 발송하는 개념에 대해서만 알아볼 것이며, 다음 데일리 팁에서 첫 번째 방법을 이용해서 이메일을 발송하는 방법을 알아볼 것입니다.그리고 그 다음 데일리 팁에서 두 번째 방법을 소개해 드리겠습니다.

세 번째 방법은 데일리팁에서 설명하기에는 다소 어려운 내용입니다.
참고적으로, 액세스의 대부분의 개체는 html로 변환이 가능하며, 이것과 다음에 설명할 이메일 발송 프로시저를 활용하면 액세스 개체를 이메일로 전송할 수 있습니다.

액세스에서 이메일을 발송하는 개념에 대해서 파악해 보도록 하겠습니다.
액세스 자체에 이메일을 발송하는 기능은 포함되어 있지 않습니다. 마이크로소프트 오피스 제품의 한 부분으로써, 이메일을 발송하는 기능은 마이크로소프트 아웃룩에 포함되어 있습니다.

그리고 마이크로소프트의 제품들은 서로간의 연동을 잘 지원하고 있습니다. 액세스 데이터베이스의 데이터를 엑셀을 통해서 분석한다든지, 액세스 보고서 서식 이상의 서식을 위해 액세스 보고서를 마이크로소프트 워드로 내보내기를 하는 것이 모두 가능합니다.

우리가 기억해야 할 것은 액세스가 이메일을 발송해주지는 않는다는 것입니다. 필요에 의해서 마이크로소프트 아웃룩(아웃룩 익스프레스로는 할 수 없습니다)의 기능을 액세스에서 빌려다 사용한다고 생각하면 옳습니다.

액세스에서 아웃룩의 기능을 이용하여 이메일을 발송하려면 어떠한 제약사항이 있을까요?

- 자신의 컴퓨터에 아웃룩이 설치되어 있어야 합니다.
- 아웃룩에 이메일 계정이 등록되어 있어야 합니다.
- 실제로 아웃룩을 통하여 이메일을 주고받는 데 문제가 없어야 합니다.

액세스에서 아웃룩의 기능을 이용하여 이메일을 발송할 때는 아웃룩에 등록된 계정을 이용하여 이메일을 발송하게 됩니다. 따라서 발송되는 모든 이메일은 아웃룩에 등록된 계정의 이름과 이메일 주소를 이용하여 발송된다는 사실을 주지하기 바랍니다.

오늘은 실제로 구현된 샘플파일을 사용하는 방법을 통해 액세스에서 이메일을 발송하는 개념에 대하여 파악해 보도록 하겠습니다. 예제파일에서 ‘fEmployees’ 폼을 열어보기 바랍니다.

이 폼에서 이 직원에게 메일 보내기 버튼을 클릭하면 다음과 같이 발송할 이메일의 제목과 본문을 물어봅니다. 받는 사람 주소는 데이터베이스 상에 있는 필드의 정보를 활용해 발송하기 때문에 따로 묻지 않습니다.

두 내용을 모두 입력한 후에 확인 버튼을 클릭하면 다음과 같이 아웃룩 메시지 창이 보이게 됩니다.

받는 사람 주소란에 ‘Employees’ 폼의 이메일 필드의 내용이 자동으로 들어간 것을 볼 수 있습니다.

그런데 이 창이 보임과 동시에 다음과 같은 창이 보이면서 5초간 이메일을 발송할 수 없게 합니다.

이것은 보안 측면에서 마이크로소프트가 아웃룩을 이용하여 자동으로 메시지를 발송하는 기능을 막아 놓았기 때문에 그런 것입니다. 따라서 5초간 기다려야 한 통의 이메일을 발송할 수 있습니다. 다음 데일리 팁에서는 제한적으로나마 이러한 문제점을 피하는 방법도 알아보게 됩니다.

다른 폼 한 개만 더 살펴봅시다. ‘fSendMail’ 폼을 열어보면 다음과 같습니다.

이것은 단체 메일을 발송하기 위한 샘플입니다. 이메일 발송 대상자 목록상자에서 이메일 발송 대상자를 선택하고, 형식, 제목, 내용을 입력하면 다음과 같습니다.

‘형식’을 ‘HTML’로 하였습니다. 그리고 내용 항목도 실제로 html 편집기를 가지고 웹 페이지를 만들어 그 소스를 붙여넣기 한 것입니다. 이 상태에서 보내기 버튼을 클릭하면 다음과 같이 이메일이 작성됩니다.

이것은 단순 텍스트 이메일이 아닌, html을 이용한 이메일로서 멋진 장식을 이용해 이메일을 발송할 수 있게 해 줍니다.

어떻습니까? 액세스에서 아웃룩을 이용하여 이메일을 발송한다는 것에 대한 개념이 조금 잡히는지요? 다음 데일리 팁에서 이러한 기능을 어떻게 구현하는지 알아보도록 하겠습니다.