※ 아래 Daily Tip은 염기웅님이 제공해주신
내용입니다.
액세스를 잘 하면 무엇이 좋을까요? 액세스를 한 번이라도 접해
보신 분이나, 주변에서 액세스 응용프로그램을 만들어 자신의 업무에 활용하는 것을 한 번이라도 본
분이라면 액세스를 잘 하면 상당한 효과를 얻을 수 있다는 것을 알고 있을 것입니다. 구체적으로 무엇이
좋을지 한 번 알아볼까요? (다음의 내용은 필자 개인 생각입니다.)
1. 업무를 정형화할 수 있다.
업무를 정형화한다는 것은 단순 반복적인 업무를 컴퓨터의 힘을
빌어 자동화하여 궁극적으로는 업무의 효율을 높이는 것을 말합니다. 지금도 많은 사무직 직원들은
비정형화된 업무로 인해 많은 낭비를 하고 있습니다.
김 과장이 주간 업무 보고서를 작성하는 시나리오를 생각해
보겠습니다.
• 1단계: 회사의 정보시스템에서 엑셀로 데이터를 다운로드 받습니다.
• 2단계: 엑셀에서 데이터 작업(피벗 테이블, 피벗 차트 이용)을 하여 통계 자료를 추출합니다.
• 3단계: Microsoft Word 혹은 Microsoft PowerPoint를 이용해서 최종
주간 업무 보고서를 작성합니다.
이렇게 작업하는 데는 2시간이 소요되었습니다. 이 작업은 매
주 금요일 진행되는 작업이며, 매 월 10시간이 필요한 작업입니다. 여기에서 정형화 할 수 있는
영역은 2단계와 3단계까지입니다. 정형화된 이후의 업무 처리 시나리오는 다음과 같습니다.
•
1단계: 회사의 정보시스템에서 엑셀로 데이터를 다운로드 받습니다.
• 2단계: 김 과장이 만든 업무 보고 시스템을 가동하여 다운로드 받은 엑셀 파일을 ‘가져오기’ 합니다.
• 3단계: 업무 보고 시스템에서 ‘주간 업무 보고 입력’ 메뉴를 클릭합니다. 주간 업무 보고서에는 기본적인 분석 데이터가 자동으로
표시됩니다.
• 4단계: ‘주간 업무 보고 입력’ 메뉴에서 정량적인 데이터가 아닌, 정성적인 분석 의견만을 기록하여 주간 업무 보고서를
출력합니다.
이렇게 작업하는 데는 30분이 넘지 않았습니다. 김 과장이 할
일은 회사의 정보시스템에서 엑셀로 데이터를 다운로드 받은 후, 분석 결과에 대한 의견을 기록하는 일
정도입니다. 데이터 분석 작업은 미리 ‘사용자 정의한’ 대로 자동으로 액세스가 처리해 줍니다.
이처럼 액세스를 이용하면 단순 반복적인 업무를 간소화할 수
있습니다. 물론, 이를 위해서는 사전 업무 분석이 필수이겠지요.
2. 데이터를 공유할 수 있다.
일반 사무 환경에서 또 하나의 문제점은 데이터가 여기 저기
흩어져 있다는 점입니다. 심지어 자신이 일주일간 고생해서 만든 보고서와 거의 유사한 내용을 바로 옆
사람이 이미 만들어 놓았던 것을 나중에 알고 억울했던 기억도 한번쯤은 있겠지요? 데이터가 쌓이게 되면
가장 중요한 것은 공유입니다. 엑셀 파일로 저장된 데이터는 공유가 가능하지만 남이 만들어 놓은
데이터를 자신이 활용하는 것은 어렵습니다.
요즘은 그런 경우가 많이 줄었지만, 불과 3년 전만 하더라도
다음과 같은 시나리오가 늘 있는 일이었습니다.
김미녀 사원은 경리 부서의 사무 담당 직원입니다. 김미녀
사원은 여러 가지 업무를 하지만, 거래처 정보를 정리하여 각 사원들에게 배포하는 것 또한 중요한
업무입니다. 김미녀 사원은 거래처 정보를 엑셀파일에 저장하여 관리하고 있습니다. 거래처 정보가
변경되면 다른 직원들은 김미녀 사원에게 변경된 내용을 알려주고, 김미녀 사원은 엑셀파일을 수정한 후
모든 사원들에게 재배포합니다.
문제는 어떤 사원은 변경된 내용을 김미녀 사원에게 이야기하지
않고, 자신이 가지고 있는 엑셀 파일에 바로 변경하여, 변경된 거래처 정보를 자신만이 알고 있는
경우가 많다는 점이었습니다. 시간이 흘러가면서 김미녀 사원을 포함한 모든 사원이 가지고 있는 데이터
중 어느 하나도 제대로 된 거래처 정보를 가지고 있는 데이터는 없게 됩니다.
편의상 거래처 정보라는 상대적으로 덜 중요한 예를
들었습니다만, 이와 비슷한 예는 이 글을 읽고 계시는 여러분들 머리에 떠오르리라고 생각합니다.
액세스를 이용하면 이러한 문제를 해결할 수 있습니다. 각
사원들은 액세스 응용프로그램 파일을 가지고 있습니다. 하지만 각 사원들이 변경하는 정보는 한 군데의
데이터베이스 서버로 저장됩니다. 누가 언제 정보를 조회하더라도 최신의 정보를 조회할 수 있으며,
별도의 직원이 관련 데이터를 일괄 배포해야 하는 일도 없어집니다.
3. 다양한 정보 분석이 가능하다.
대부분의 회사는 IT 지원 조직을 가지고 있습니다. 그리고
대부분 회사의 IT 지원 조직은 단위 부서의 IT 요구사항 처리까지는 원활히 수행하지 못하고
있습니다. 원칙적으로는 액세스를 이용하지 않더라도 ‘주간 업무 보고서’ 같은 것은 회사의 IT 지원
조직에서 자동으로 만들어지게끔 지원해 주어야 하지만, 현실적으로는 제약이 많습니다.
그래서 단위 부서에서는 엑셀 등을 이용해서 회사의 기간
시스템과 별개의 데이터베이스를 운영하고 있습니다. 왜 이런 현상이 벌어질까요? 회사의 기간 시스템은
모든 데이터를 가지고 있지만, 우리 부서에서 요구하는 시각의 데이터 분석은 보여주지 않기 때문입니다.
그래서 엑셀로 데이터를 다운로드하고, 피벗테이블 및 피벗차트를 이용해서 데이터를 분석하는데 상대적으로
많은 시간과 자원이 필요하게 됩니다.
액세스를 이용하면, 이러한 단위 부서용 데이터베이스를 만드는데
큰 도움이 될 수 있습니다. 단위 부서에서 해야 할 일은, 기간 시스템에서 데이터를 다운로드 받아
액세스로 업로드만 하면 됩니다. 그 다음은 업무 분석과 정형화 단계를 거쳐, 데이터베이스를 공유한
후, 우리 부서에서 보고자 하는 데이터로 가공하기만 하면 됩니다.
지금까지, 액세스의 활용 가능성에 대해서 알아 보았습니다.
지금쯤 ‘이대로만 된다면..’ 하고 꿈과 희망을 갖는 분들도 있을지는 모르겠습니다. 분명히 쉽게 되는
일은 아니지만, 지금과는 비교할 수 없을 만큼 좋은 효과를 창출할 수 있습니다. 오늘은 단순히 활용
가능성에 대해서만 알아 보았습니다. 다음에는 이러한 것을 실제로 가능하게 하려면 어떤 것을 준비해야
하는지에 대해서 알아보겠습니다.
| 이 데일리팁을 작성한 저자는 기업을 위한 IT 서비스 자문 회사를 운영하고
있습니다. 혹시 데일리팁을 받아 보시는 여러분들 중, 다음과 같은 사항에 해당되는
분이라면 자문을 요청해 주시면 성심껏 상담 드리겠습니다. • 대표이사(CEO)
및 정보책임자(CIO)
- 지금 지출하고 있는 IT 비용이 과다한 것 같은데, 줄일 수 있는 방법이 없을까?
- 우리 회사의 정보시스템은 우리가 원하는 데이터를 보여주지 못하고 있는데.. 좋은
방법이 없을까?
- 전산실을 만들어야 할 것 같은데, 어떤 사람이 필요할까? 1년 운영 예산은 얼마나
필요할까?
- 우리 전산직원은 너무 기술적으로만 이야기해서 결정하기가 너무 어려워. 쉽게 설명해줄
사람은 없을까?
• IT 담당자
- 곧 신정보시스템 프로젝트를 진행해야 하는데, 어떤 업체를 선택해야 할까? 예산은
어느 정도가 타당할까? 진행 이전에 사전 업무 분석이 필요하지 않을까?
- 나는 다른 직원들 컴퓨터나 손봐주려고 여기에 온 것이 아닌데.. 데스크탑 컴퓨터
관리를 자동화하고 나는 핵심 업무에 집중할 수 있는 방법은 없을까?
- 우리 사장님은 내가 IT에 대한 모든 것을 알고 있다고 생각하는 것 같아. 나는
네트워크 전문가인데.. 어디다가 물어볼 곳은 없을까?
• 현업 담당자
- 우리 회사 IT 지원 조직은 바쁘기만 하고, 내가 필요한 데이터는 나오지 않으니
답답한데, 좋은 방법이 없을까?
JnC Company (http://www.jnccompany.com),
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