[Access] 액세스 대가 되기 (1)
지난번(4월1일) 오튜 레터에서는 액세스의 활용 가능성에 대해서 알아 보았습니다.
오늘은 지난 오튜레터에 이어서 "원활한 업무 처리를 위해서 어떻게 해야 하는지"에 관해서 알아보도록
하겠습니다. (사용버전: Access 공통)
1. 액세스 수준 알아보기
앞의 그림은 필자가 생각하는 액세스 수준을 단계별로 나누어 놓은 것입니다. 보통 ‘초보 단계’를 시작으로 하여
‘고수 단계’까지 이르게 됩니다. 그간의 강의 경험으로 미루어 보아 대부분의 사람들이 ‘초급 단계’는 쉽게
정복하지만, ‘중급 단계’를 정복하는 데에서 많은 어려움을 겪습니다.
또한, ‘중급 단계’를 정복한 사람은 상대적으로 쉽게 ‘고급 단계’와 ‘고수 단계’까지 도달하게 됩니다.
그만큼 액세스는 ‘처음’을 극복하기가 어려워 엑셀 등 다른 오피스 패키지와 비교하여 어려운 도구로 인식되고
있습니다.
1) 초보 단계
초보 단계는 액세스의 기본 사용법을 익혔을 때를 말합니다. 테이블, 쿼리, 폼, 보고서 만드는 방법을 알고 있는
수준이며, 이 때는 보통 액세스를 엑셀의 발전된 도구 정도로 인식하게 됩니다. 초보 단계를 정복하는 것은 그리
어렵지 않으며 하루 한 시간 정도 투자하면 3~4주 정도면 누구나 도달할 수 있습니다.
2) 중급 단계
‘초보 단계’의 문제점은 액세스를 이용해서 데이터베이스를 구축할 수 있기는 하지만, 구축한 데이터베이스에서 원하는
데이터를 자유롭게 추출하기가 힘들다는 데 있습니다. 이것은 액세스라는 ‘도구’ 사용법은 잘 알고 있지만, ‘관계형
데이터베이스’에 대한 이론적 지식이 부족하기 때문입니다.
‘관계형 데이터베이스’에 대한 이론적 지식이 부족하면 구축한 데이터베이스에서 원하는 데이터를 자유 자재로
추출해 내는 데 많은 어려움이 있을 수 있습니다. 그리고 이러한 점이 대다수 사람들이 안고 있는 문제점이기도
합니다.
이것은 데이터베이스 디자인과 밀접한 관련이 있으며, ‘잘못된 데이터베이스 디자인 하에서는 원하는 데이터를
추출하기 힘들다’고 보면 크게 틀림이 없습니다. 즉, 관계형 데이터베이스의 이론을 잘 몰라서 추출하는 것이 어려운
것이 아니라, 추출하기 쉬운 구조의 데이터베이스 디자인 방법을 잘 몰라서 데이터 추출에 문제가 생기는 것입니다.
따라서 ‘중급 단계’에 성공적으로 도달한다면 데이터베이스를 이용한 데이터 처리 작업에 자신감이 붙게 되며 그 효과도
상당할 수 있습니다.
‘중급 단계’는 개인마다 편차가 달라 어느 정도의 시간이 필요하다고 정확히 말하기는 어려우나, 대략 하루에 한
시간 정도 투자하면 8~10주 정도 필요할 것으로 보입니다. 이 단계에서는 절대적인 시간보다는 얼마나 많은
데이터베이스 디자인 연습을 하였는지가 더 중요합니다.
3) 고급 단계
이 단계는 한마디로 표현하여 ‘데이터베이스가 무엇인지 아는’ 단계입니다. 데이터베이스 디자인과 그 추출에 있어 크게
어려움이 없는 단계입니다. 이 단계에서는 데이터베이스 디자인 측면보다는 데이터를 어떻게 하면 효과적으로 보여줄 수
있는지에 대한 문제로 고민하게 됩니다. 효과적인 데이터베이스 응용프로그램을 구축하기 위해서 매크로 및 VBA를
이용한 자동화에 집중하게 됩니다.
4) 고수 단계
이 단계는 일반 사무직원 수준을 넘어, 전문적인 응용프로그램 개발자로 불려도 손색이 없는 수준입니다. 업무 분석이
완료되면 어떤 응용프로그램이라도 개발이 가능합니다.
일반 사무직원이라면 어느 정도의 수준이 요구될까요? 제가 보았을 때는 ‘중급 단계’정도만 되어도 엑셀을
이용하는 것 보다 많은 효과를 볼 수 있다고 보여집니다. ‘고급 단계’는 누구나 다 도달할 필요는 없다고 생각되며,
자신이 액세스에 흥미를 느끼고 재미있다고 생각되면 도전해 볼 만한 가치가 있다고 판단됩니다. 액세스라는 것은 일반
사무직원에 있어서 어디까지나 업무 활용을 위한 도구일 뿐이지 그 자체가 목적은 아니기 때문입니다.
2. 액세스 특성 이해하기
많은 사람들이 액세스라는 도구에 대해서, 데이터베이스라는 것에 대해서 두려움을 가지고 있습니다. 그리고 대부분
그것은 사실일지도 모릅니다.
엑셀은 학원에서 한 달 정도 수강하거나 책을 한 권 정도 구입해서 공부한다면 공부한 만큼 얻는 것이 있으며,
자신의 업무에 바로 이용이 가능한 도구입니다. 그래서 엑셀은 상대적으로 접근이 용이합니다. 하지만 액세스는 앞에서도
말한 것처럼 ‘초보 단계’ 수준이라면 큰 효과를 보기가 힘듭니다. 최소한 ‘중급 단계’는 되어야 어떠한 효과를 볼
수 있기 때문입니다. 그래서 많은 사람들이 액세스에 도전 하였다가 중도에 그만 두게 되는 결과를 초래하는 것을
너무도 많이 보아 왔습니다.
액세스라는 특성을 잘 이해하는 것이 무엇보다도 중요합니다. 액세스에 도전하고 싶은 사람은 반드시 다음의 사항을
잘 이해하고 있어야 합니다.
• 단기간에 정복할 수 있는 도구는 아니다. 최소 3개월은 투자해야 한다.
• 하나를 배워 하나를 활용할 수 있는 도구는 아니다. 기본기가 바탕에
깔려 있어야 한다.
• 처음에는 효과가 0 이지만, 어느 정도 수준에 도달하면 급격하게 효과가
증가한다.
• ‘중급’ 수준에 도달하게 된다면 동일한 정형적 업무를 처리함에 있어
‘엑셀’ 이용자보다 150% ~ 500% 이상의 생산성 향상을 가져올 수 있다.
지금까지 액세스 대가가 되기 위한 기본 요소에 대해서 알아보았습니다. 다음에는 ‘어떻게’ 대가가 되는지에 대한
요소를 알아보도록 하겠습니다.
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