1강.데이터베이스 기초 1: 데이터베이스란?
정의 : 논리적으로 연관된 레코드나 파일의 모임
데이터베이스는 단순히 자료들의 집합이라기 보다는
어떠한 조직 내에서 여러 사람에 의해 공유되어 사용될
목적으로 통합적으로 조직되고 관리되는 자료의
집합이라고 할 수 있습니다. 이것은 이전에 여러 개의
파일이나 응용 프로그램에 의해 저장되고 처리되던
자료들을 하나의 통합된 시스템으로 만들어서 이들
자료의 가치를 더욱 높이는 기능을 합니다.
좀더 현학적으로 표현한다면, 데이터베이스란 구조적이고(structured) 개념적으로 분류되어(categorized) 축적된 자료를 의미합니다. 예를 들면, 명함철, 고객주문 관리나 음악수집 관리와 같이 특정 주제나 목적과 관련된 정보를 잘 분류하여 구조적으로 모아 놓은 것을 말합니다.
실생활에서 자주 사용되고 있는 명함철을 예로 들어봅니다.
명함철에 명함을 이름순으로 정리하여 찾아보기 쉽도록 '가나다' 순으로 견출지가 붙어 있습니다. 각 명함에는 이름, 회사명, 부서, 직위, 연락처 등 개인 정보가 일목요연하게 적혀 있으며, 현명한 사람은 명함만 보고도 그 명함의 주인을 쉽게 기억할 수 있도록 공백에 그 사람의 특징을 메모해 놓기도 합니다. 이러한 자료는 어느 정도 구조화 되어 있고 비교적 체계적으로 분류되어 있음을 알 수 있습니다. 그렇지 않으면 데이터베이스라고 할 수 없습니다.
수작업으로 데이터베이스를 관리하는 경우는
비효율적인 경우가 많습니다. 위에서 예로 들었던
명함철에 적혀있는 주소를 전화번호철에도 적어 놓은
것을 볼 수 있습니다. 그러나 전화번호를 확인할 때마다
주소를 활용하지는 않습니다. 그렇지만 만약을 위해서
주소가 적어놓을 필요성은 있을 겁니다. 이렇게
비효율적으로 관리되는 자료를 좀더 체계적이고
효율적으로 관리하고자 하는 것이 디지털 데이터베이스
관리 시스템입니다.
그림 : 액세스2000도움말에 있는 데이터베이스의 개념도
데이터베이스는 흔히 단순파일형(Flat File database)과 관계형으로 구분합니다.
Flat file database Or Relational database
 Flat file database
명함철이나 전화번호부철의 예와 같이 단순히 카드에 수록된 것과 같이 하나의 카드에 필요한 정보가 모두 수록되어 있으며 그 구성이 같은 형식의 레코드들의 모임으로 이루어진 파일로 독립적인 경우 이를 Flat file database(단순형 데이터베이스)이라고 부르며, 대개 일반 데스크탑 사용자들이 자료를 관리하는 방식입니다.
Relational database
그러나 어떤 집단에서 자료의 공유가 필요하거나 자료의 구성이 복잡해지면 서로 계층적이거나 상호 관계적인 구조를 형성하게 되는데 이렇게 계층적이거나 네트워크 상에서 서로 연결되어 있는 경우를 Relational Database라고 하며, 여러 개의 형태로 구성된 레코드들이 여러 개 모여 상호 유기적인 정보를 구성하는 것입니다.
간단히 예를 들어보면, A라는 회사에 근무하는 홍길동이란 사람과 관련된 정보는 해당 부서마다 홍길동의 개인 신상 정보와 같이 공통적으로 필요한 정보도 있고 인사에 관한 정보, 급여에 관한 정보 등등 부서별로 독특한 자료도 있을 겁니다.
수작업으로 자료를 관리한다면 각 부서별로 이런 공통되는 정보와 부서별 관리 자료를 모두 가지고 있어야 할 겁니다. 이렇게 필요한 정보를 모두 한 곳에서 모아서 가지고 관리하는 경우를 Flat File Database라고 합니다.
그러나 급여를 담당하는 총무과에서는 굳이 개인 신상정보를 가지고 있을 필요가 없으며 만약 필요하다면 인사과에 조회하여 정보를 얻으면 될 겁니다. 이 경우를 Relational Database라고 합니다.
수작업으로 조회할 때는 품이 들지만 만약 네트워크로 각 부서가 연결이 되어 있다면 쉽게 개인 관련 정보를 조회할 수 있을 겁니다.
다음은 Relational Database로 관리하는 경우의 잇점입니다.
1) 자료 입력의 오류를 줄이며
2) 자료의 수정 및 관리의 수고를 줄이고
3) 자료파일의 크기를 줄여서 효율적인 자료관리를 할 수 있고
이러한 두 가지 형태의 자료관리방법은 그 자료가 많으면 많을수록 차이가 날 것입니다. 일반적으로 간단한 개인적인 정보관리는 Flat File System으로, 기업의 복잡하고 대용량의 자료는 RDBMS를 선택합니다.
그러나 Relation Database Management System(RDBMS)는 그 기능이 뛰어난 만큼 효율적으로 운영하기 위해서는
관리기법을 공부해야 합니다.
Excel은 Flat File System이고 Access는 Relational Database Management System에 해당됩니다.
자료관리에 있어서 엑셀과 액세스의 차이점
이러한 자료를 입력해서 보관하고 또 검색, 가공(조작), 분석 등의 관리를 무엇으로 해야 할까? 간단하게는 워드프로세서에 그대로 기록해 두기도 하고 간단한 정보관리 기능을 이용할 수도 있지만 매우 제한적이고 극히 개인적인 자료를 간단히 유지하는 정도 일겁니다. 따라서 다음에 고려해야 할 프로그램으로는 로터스123, 마이크로소프트 엑셀, 훈민쉬트 등 스프레드쉬트 프로그램으로 독자 중에서도 많은 분들이 이미 이를 사용하고 있으리라 생각됩니다. 사실 스프레드쉬트는 우리가 종이에 어떤 자료를 기록하는 것과 비슷한 인터페이스를 제공해주기 때문에 배우기도 쉽고, 자료를 관리하는 것도 편리합니다.
그러나 많은 자료를 저장하거나 네트웍에 연결하여 여러 사용자가 사용한다든가 입력되는 정보의 신뢰성을 위해 제어하는 경우는 전문 데이터베이스 프로그램을 이용하는 것이 바람직합니다.
언제 액세스를 사용할 것인가?
1) 하나의 파일에 중복되는 데이터 항목을 반복적으로 입력해야 할 경우
2) 나중에 데이터나 사용자가 많아지고 시스템을 확장해야 할 경우
3) 기존 데이터를 저장하거나 보관해야 할 경우
4) 여러 사람이 사용해야 할 경우
5) 데이터 항목을 제어하고 자료가 유효한지 검증이 필요한 경우
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