5강. 필드 속성을 이용한 신뢰성 있는 자료 구축 (1) #1

액세스의 경우 테이블은 데이터베이스 운영의 기본 소스로서 테이블이 직접 노출시켜 작업하는 것을 권장하지 않습니다. 테이블은 대부분 질의를 거쳐 폼을 통해서 작업을 합니다. 폼에서 발생하는 각종 이벤트와 관련하여 자료의 효율적인 입력, 변경, 삭제 등의 작업을 함으로써 유효성과 효율성을 극대화 시킬 수 있습니다. 그러나 테이블과 그 필드에서 지원하는 자료입력과 관련된 관련 기능을 익히는 것은 근본적으로 중요합니다. 많은 분들이 테이블에서는 이러한 설정을 해두지 않고 폼을 만들 때 마다 재설정하는 경우도 보았는데 테이블에 이러한 속성들을 설정해두면 테이블에 기초를 둔 폼을 만들 때 기본 설정값으로 사용되므로 번거로움을 덜게 되므로 일석이조 입니다.

자료저장의 가장 기본적인 요소인 데이터베이스 테이블과 관련하여 액세스가 자료를 온전히 보존하기 위하여 보여주는 노력과 특징적인 기능을 살펴보기로 합니다. 이러한 기능은 테이블의 디자인 보기 창의 필드속성 섹션에 나타나는 여러 속성들을 이해함으로써 가능해 집니다. 여기서 설명되는 모든 테이블의 속성들은 테이블을 기초로 한 바운드 폼을 만들 때 바운드 컨트롤의 관련 속성의 기본값으로 사용됩니다.

다시 강조하지만 자료의 유효성을 추구하는 것은 데이터베이스 관리의 근본입니다. 
신뢰성 있는 자료를 만들기 위한 이 강좌의 내용을 다음과 같이 3단계에 걸쳐서 진행해 나갈 겁니다. 이 주제에 대한 강좌는 반드시 이해해야 하며 또한 익숙해져야 할 것 입니다. 

필드 속성을 이용한 신뢰성 있는 자료 구축 (1) - 일반 속성들
필드 속성을 이용한 신뢰성 있는 자료 구축 (2) - 유효성 검사 규칙 속성
필드 속성을 이용한 신뢰성 있는 자료 구축 (3) - 조회필드와 조회마법사

필드 속성의 요약

액세스 테이블의 필드는 일련의 속성을 가지고 있습니다. 이러한 속성은 자료의 입력과 화면 출력에 대한 속성들입니다. 따라서 이러한 속성을 적절히 설정해 준다면 초보자일지라도 VBA를 사용하지 않고 어느 정도 안정정인 자료관리가 가능할 것입니다. 

이러한 속성은 데이터의 형식에 따라 결정이 된다. 따라서 데이타 형식에 따라 사용할 수 없는 속성도 있으며 디자인 창의 속성 섹션에 보이지 않기도 한다.

유효성 유지를 도와주는 필드 속성들

필드 속성 섹션의 일반 탭과 조회 탭의 내용입니다.

데이터 형식(DataType)과 크기(FieldSize) 속성
자료의 형식과 크기는 유효한 자료를 유지하기 위한 가장 기본적인 방법이자 계산 및 검색속도와 관련된 중요한 개념입니다. 

초보자들의 질문을 하는 많은 부분이 이러한 필드속성의 사용과 관련되어 있습니다. 대부분이 필드 형식과 크기를 액세스의 기본값으로 그대로 설정하여 사용하고 있었으며, 결국 이것 때문에 발생하는 오류 때문에 다음 작업을 진행하지 못하고 헤메는 것을 많이 보아 왔습니다.

뿐만 아니라 수년씩의 개발경험을 가졌다는 프로그램 개발자 몇 분을 만나보았는데 필드의 운영을 소홀히 하는 경우도 간혹 있었다는 것은 매우 실망스러운 것입니다.

필드의 크기와 형식에 대한 다음 내용을 꼭 알아두십시오.

• 필드에 넣을 값에 따라 명확한 형식을 설정하면 오류를 줄일 수 있다.
  - 예를 들어, 숫자 데이터 형식의 필드에 실수로 텍스트(문자)를 입력하더라도 저장되지 않으며 경고를 받게 되어 입력 오류를 줄일 수 있다. 
• 필드 값으로 수행할 연산의 종류를 고려한다. 
  - 숫자나 통화 필드 값으로는 합계를 구할 수 있지만, 텍스트나 OLE 개체 필드 값으로는 합계를 구할 수 없습니다. 
  - 숫자로만 되어 있는 자료가 계산에 쓰이지 않더라도 정렬이나 필드의 크기에 관련된 문제가 있으므로 가능하면 숫자 형식으로 지정한다.
• 필드를 정렬하거나 인덱스로 지정할지 여부
  - OLE 개체 필드는 정렬하거나 인덱스로 지정할 수 없습니다. 
• 필드를 사용해서 쿼리나 보고서의 레코드를 그룹화할지 여부 
  - OLE 개체 필드는 레코드 그룹화에 사용할 수 없습니다. 
• 필드 값 정렬 방법 
  - 텍스트 필드에서 숫자는 숫자 값이 아니라 문자열(1, 10, 100, 2, 20, 200, 등)로 정렬됩니다. 숫자를 숫자 값으로 정렬하려면 숫자나 통화 필드를 사용해야 합니다. 또한 텍스트 필드에 입력된 날짜 형식은 제대로 정렬되지 않으므로 제대로 정렬되도록 하려면 날짜/시간 필드를 사용해야 합니다. 
• Microsoft Word 및 Microsoft Excel 문서, 그림, 소리, 다른 프로그램에서 만든 기타 형식의 이진 데이터 저장 
  - OLE 개체는 Microsoft Access 테이블에 있는 OLE 개체 필드에 연결하거나 포함시킬 수 있습니다. 그러나 테이블에서는 개체를 볼 수는 없습니다. 대신 OLE 개체를 표시하려면 폼이나 보고서에서 개체를 보여주는 개체 컨트롤을 사용합니다.

텍스트 필드와 메모 필드 사이의 선택
Microsoft Access에서는 텍스트로 된 데이터나 텍스트와 숫자의 조합으로 된 데이터를 저장할 때 사용하는 필드 데이터 형식으로 텍스트 필드와 메모 필드가 제공됩니다.

전화 번호, 부품 번호, 우편 번호와 같이 계산할 필요가 없는 숫자와 이름, 주소 등의 데이터를 저장할 때에는 텍스트 데이터 형식을 사용합니다. 
텍스트 필드에 입력할 수 있는 문자의 최대 크기는 필드 크기/Field Size 속성을 통해서 설정하는데 최대 255자까지 저장할 수 있으며 필드의 기본 크기는 50자입니다.

255자보다 많이 저장할 때는 메모 데이터 형식을 사용합니다. 메모 필드에는 65,536자까지 저장할 수 있습니다. 

서식이 있는 텍스트나 긴 문서를 저장하려면 메모 필드 대신 OLE 개체 필드를 만들어야 합니다.

텍스트 데이터 형식과 메모 데이터 형식은 모두 필드에 입력된 문자만 저장하며, 필드의 빈 자리를 채우는 공백 문자는 저장하지 않습니다.

텍스트 필드나 메모 필드에서 정렬하거나 그룹화할 수 있지만 메모 필드에서 정렬하거나 그룹화할 때는 첫 255 문자만 사용됩니다.

숫자 필드와 통화 필드 사이의 선택
Microsoft Access에서는 숫자 값이 포함된 데이터를 저장할 때 사용하는 필드 데이터 형식으로 숫자 필드와 통화 필드가 제공됩니다.
화폐 계산이나 고도의 정확성을 요구하는 계산이 아닌 산술 계산에 사용되는 숫자 데이터를 저장할 때는 숫자 필드를 사용합니다. 필드 크기/Field Size 속성에서 숫자 필드에 저장할 수 있는 숫자 값의 종류와 크기를 설정합니다. 

예를 들어, 바이트 필드 크기는 0부터 255까지의 정수(실수 값 없음)를 저장할 수 있으며 디스크 공간 1바이트를 차지합니다.

계산 중에 반올림을 방지하려면 통화 필드를 사용합니다. 통화 필드에는 소수점 왼쪽으로 15자리, 소수점 오른쪽으로 4자리까지 표시할 수 있습니다. 통화 필드는 디스크 공간 8바이트를 차지합니다.
숫자 필드와 통화 필드는 미리 정의된 표시 형식을 제공하며, 사용자 지정 서식을 만들 수도 있습니다.

증가하는 일련 번호 필드와 임의의 일련 번호 필드 사이의 선택
Microsoft Access에는 레코드를 추가할 때 자동으로 고유 번호를 부여하는 필드를 만드는 일련 번호 데이터 형식이 있습니다. 고유 번호이기 때문에 액세스에서 일련번호의 주 용도는 기본 키로 사용되는 겁니다.
일단 레코드에 번호가 부여되면 삭제하거나 변경할 수 없습니다. 그것은 주민등록 번호와 같은 겁니다. 따라서 한번 부여되면 그 번호는 다른 레코드에서 사용하지 않습니다. 
일련 번호 필드에는 1씩 증가하는 일련 번호, 난수, 복제 ID 일련 번호(GUID, 글로벌 고유 식별자라고도 함) 등 세 가지 형식의 번호가 있습니다. 

일련번호는 1씩 증가하는 일련 번호가 가장 일반적인 일련 번호이고 테이블의 기본 키로 사용하기에 적합합니다. 액세스에서 자동으로 키의 숫자를 증가시키면서 만들어 나가므로 매우 편리하게 사용됩니다. 영문법에서 자주 등장하는 <it> 와 같은 역할을 합니다. It는 특별히 주어나 목적어를 정하기 어려울 때 사용되듯이 특별히 기본 키를 정하기가 어려우면 일련번호필드를 기본 키로 사용하도록 합니다

임의 일련 번호(난수)는 테이블에 있는 각 레코드에 고유 값인 임의의 수입니다. 

복제 ID 일련 번호(GUID)는 복제 데이터베이스를 동기화할 때 사용할 고유 식별자를 만들도록 데이터베이스 복제에 사용됩니다. 다른 복제 데이터베이스에 입력된 새 레코드가 고유한 값을 가질 수 있게 일련 번호 필드 설정이 임의로 설정됩니다.

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