오피스 튜터 일일 강좌 - 액세스2000 1일 액세스 알아보기, Access 2000

액세스는 많은 양의 정보를 쉽게 관리할 수 있는 데이터베이스 프로그램으로서 다른 마이크로 오피스 제품들과 쉽게 호환할 수 있는 장점을 가지고 있습니다. 오늘은 액세스에 대한 세부적인 기능을 설명하기 전에 먼저 데이터베이스가 무엇인지 그리고 액세스에 대한 기본 구조에 대해서 살펴보도록 하겠습니다. 이론적인 이야기이므로 따분할 수도 있지만 기본 개념을 잡고 시작하면 다른 기능을 이해하는데 도움이 될 것입니다.

● 데이터베이스에 대해서 살펴보기

흔히 액세스를 데이터베이스 프로그램이라고 합니다. 그럼 데이터베이스가 무엇인지 알아보려면 먼저 데이터(Data)와 정보(Information)의 차이에 대하서 알아볼 필요성이 있습니다. 이들은 가끔 같은 뜻으로 혼용하기도 하지만 그 유용성 면에서는 상당한 차이가 있습니다. 데이터는 일상 생활에서 관찰이나 측정을 통해 얻은 문자, 그림, 숫자 등의 값을 뜻합니다. 친구 주소 관리를 예를 들어보면 이름, 나이, 통장 잔액, 주소, 취미, 입사일, 생일 등과 같은 각각의 자료도 모두 하나의 데이터에 해당합니다.

그렇다면 데이터베이스에서 말하는 정보라는 것은 무엇일까? 정보란 어떤 상황에 관한 의사 결정을 할 수 있는 자료로서 데이터들의 상호 관계를 말합니다. 위에서 예를 들었던 친구 주소 관리를 위해 수집한 데이터 중에서 통장 잔액 또는 입사일은 주소 관리를 위한 정보로서는 별 가치가 없다고 보아야 할 것입니다. 이와 같이 정보는 데이터를 어떤 주제에 맞게 가공하고 처리해서 얻은 결과로서 실용성이 있는 데이터의 모음이라고 할 수 있습니다.

● 데이터베이스의 정의

데이터베이스란 하나의 주제나 특수한 목적에 관련된 정보들의 집합체입니다. 데이터베이스라는 것은 꼭 컴퓨터를 이용해야 하는 것은 아닙니다. 간단하게 도서관의 도서 목록 카드를 생각해 볼까요. 책 이름과 저자 또는 책이 보관되어 있는 위치 등의 정보가 적혀 있는 이 카드는 종류별로 분류되어 보관하고 있을 것입니다. 이때 컴퓨터에 관련된 특정 서적을 찾아보려면 해당 분류 카드 목록을 살펴보면 쉽게 찾을 수 있을 것입니다. 컴퓨터에 관련된 도서 목록 카드도 이름순으로 정렬되어 있기 때문에 찾기가 훨씬 편리합니다. 이와 같은 것도 하나의 데이터베이스라고 할 수 있습니다. 하지만 요즈음엔 이런 작업을 모두 전산화해서 컴퓨터에 찾을 책 이름이나 저자 이름을 입력하면 바로 관련된 책을 열람할 수 있도록 시스템을 구축해놓고 있습니다. 액세스를 이용하면 이와 같은 데이터를 관리하는 데이터베이스를 구축할 수 있는 것입니다.

이외에도 워드나 엑셀로 작성해 놓은 친구들이나 거래처 고객 명단, 가족들의 생일이나 기념일 목록, 입출금에 대한 가계부 내역 등과 같이 어떤 주제를 가지고 구성한 모든 정보들이 하나의 데이터베이스라고 할 수 있습니다.

이러한 정보들은 종이에 출력한 문서로서 관리하거나 워드나 엑셀 등의 응용 프로그램을 사용할 수도 있다. 하지만 이와 같은 방법은 데이터가 많아지면 여러 가지 문제가 발생하게 됩니다. 예를 들어 종이에 출력한 문서인 경우에 항목 별로 분류를 해놓았지만 자료가 많아지면 특정 정보를 찾기 위해서는 많은 시간을 할애해야 합니다. 워드나 엑셀을 이용한 경우에도 마찬가지로 여러 가지 문제가 있습니다. 월별로 매출 현황을 서로 다른 파일에 나누어서 저장한 경우에 특정 지점에 관련된 일년동안의 매출 현황을 분석하려면 12개의 파일을 모두 열어서 관련된 정보를 찾아야 하는 불편함을 초래합니다. 또한 여러 사용자가 공유해야 하는 데이터일 경우에는 문제가 더욱 심각해집니다. 이러한 문제에 직면했을 때 해결할 수 있는 가장 좋은 방안이 데이터베이스 관리 시스템(DBMS)을 사용하는 것입니다. 액세스가 바로 이런 데이터베이스 관리 시스템(DBMS) 중의 하나입니다.

● 데이터베이스의 구조

데이터베이스 관리 시스템에는 여러 가지 종류가 있습니다. 그 중에서 가장 일반적으로 많이 사용하는 것이 관계형 데이터베이스 관리 시스템(RDBMS:Relational DataBase Management System)입니다. 액세스도 관계형 데이터베이스로서 데이터를 테이블 형태로 관리합니다. 또한 테이블은 독립된 주제를 가진 데이터들의 모음으로 필드와 레코드로 구성됩니다. 예를 들어 은행 업무를 생각해보면 고객에 관련된 자료를 관리할 때 고객 이름, 계좌번호, 주소, 전화번호, 입금, 출금, 잔액 등의 데이터가 필요합니다. 이러한 항목 하나하나를 필드라고 하고 특정 고객에 관련된 모든 필드를 모아놓은 것을 레코드라 부릅니다. 이와 같이 여러 고객의 레코드가 저장된 하나의 묶음이 테이블입니다.

모든 데이터를 하나의 테이블로 관리하면 불편할 수 있습니다. 예를 들어 은행에서 입출금 업무가 발생했을 때 특정 고객의 이름, 전화번호, 주소 등의 개인 정보를 매번 입력해야 한다면 번거로울 것입니다. 이때 필요한 계좌번호와 입출금 내역만 입력할 수 있도록 테이블을 고객 개인 정보와 입출금 내역 등의 소단위의 테이블로 분리하여 작업한다면 훨씬 작업이 수월해 질 것입니다. 이와 같이 관계형 데이터베이스는 독립된 테이블을 여러 개로 분리하고 필요에 따라 여러 테이블 사이를 연결하여 하나의 추출 결과를 얻을 수도 있습니다.

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