오피스 튜터 일일 강좌 - 액세스2000 2일 액세스로 할 수 있는 일, Access 2000

액세스를 사용하는 가장 큰 목적은 사용자 정의 데이터베이스 응용 프로그램을 개발하는 것이라 할 수 있습니다. 조금 복잡한 데이터베이스 응용 프로그램을 만들고자 할 경우에는 강력한 RDBMS와 이들을 자동화할 수 있는 응용 프로그램 개발 시스템이 필요합니다. 일반적인 모든 데이터베이스 시스템에도 응용 프로그램 개발 기능을 포함하고 있지만 이들을 사용하려면 프로그래밍 언어에 대한 전문 지식을 갖추어야 합니다.

액세스는 프로그래밍 언어에 대한 전문적인 지식이 없는 초보자도 조금만 관심을 갖고 살펴본다면 쉽게 접근할 수 있는 장점을 가지고 있습니다. 작업 단계별로 액세스가 미리 준비한 마법사를 사용할 수도 있고 여러 단계의 작업을 간단하게 처리할 수 있도록 매크로 기능도 제공합니다. 액세스에서는 50여 가지의 매크로 함수를 제공하며 이들을 선택해서 인수 값을 지정하면 간단하게 매크로 작업을 끝낼 수 있으며 폼이나 보고서의 이벤트에 쉽게 연결할 수 있습니다.

또한 작성한 폼이나 보고서를 스위치보드 관리자를 이용하면 쉽게 응용 프로그램을 구축할 수 있습니다. 이들을 VBA(Visual Basic for Applications) 모듈 개체를 사용해서 보다 향상된 응용 프로그램으로 만들 수 있습니다.

●개인용 데이터 관리하기

액세스를 이용하면 작게는 가정에서 개인 정보를 관리하는 용도로 유용하게 사용할 수 있다. 가계부를 만들거나 친구나 친척들의 주소나 기념일을 관리하는 데이터베이스를 만들어서 인명별, 주소별, 종류별로 분류해서 원하는 데이터를 빠르게 검색할 수 있습니다.

또한 개인 일정 관리 데이터베이스를 만들어서 1년 동안의 계획과 월별이나 주별 또는 세분해서 시간별로 구분하여 자료를 관리할 수도 있습니다. 액세스에서는 OLE와 ActiveX를 지원하므로 이들을 이용하면 훨씬 효과적인 데이터베이스를 구축할 수 있을 것입니다.

예를 들어 스포츠에 관심이 있다면 그림과 같이 선수나 구단 또는 개인 정보를 관리하는 데이터베이스를 작성할 수도 있습니다. 이와 같이 자신의 취미에 따라 원하는 데이터베이스를 만들면 필요한 정보를 보기 쉽게 관리할 수 있습니다.

●업무용 데이터 관리하기

회사에서 액세스를 활용할 수 있는 용도는 무궁무진합니다. 업무에 따라 조금씩 다르겠지만 다방면으로 많은 분야에 활용할 수 있으며 많은 양의 정보를 관리하는 업무라면 더욱 그러할 것입니다. 간단한 예를 들어 사원들의 모든 개인 정보를 관리하는 인사 관리를 할 수 있고, 영업이나 마케팅 업무에서는 거래처 관리, 제품 관리, 주문 처리, 일정 관리 등을 할 수 있고, 실시간으로 데이터를 조회할 수 있는 거래 내역 관리나 재고 관리 데이터베이스를 만들 수도 있습니다.

▶ 참고하기

액세스로 작성한 데이터로 차트나 피벗 테이블까지 작성한다면 쉽게 데이터를 비교 분석할 수 있으므로 효과 만점일 것입니다.

●클라이언트-서버 환경에서 활용하기

클라이언트-서버 환경에서 기본 마스터 데이터베이스는 서버에서 관리하게 됩니다. 하지만 서버의 데이터는 사용자가 원하는 형태로 제공하지 않을 수도 있고 Oracle, DB2, Microsoft SQL Sever 등과 같은 서버용 데이터베이스 프로그램에 대해서 잘 모르는 경우에는 접근하기가 쉽지 않을 것입니다.

일반적인 클라이언트-서버 환경의 서버에서는 마스터 데이터를 관리하고 회사 내의 모든 사용자들의 구미에 맞게 응용 프로그램을 작성하기 힘들기 때문에 클라이언트에서는 다른 클라이언트용 데이터베이스 프로그램으로 필요한 데이터를 가져와서 관리하는 것이 좋습니다. 이때 액세스를 이용하면 폼이나 보고서를 작성해서 간단하게 자신의 업무에 맞는 사용자 정의 응용 프로그램을 만들 수 있습니다.

▶ 참고하기

액세스에서 사용할 원본 데이터는 새로 만들 필요 없이 서버의 마스터 데이터를 액세스의 가져오기 기능으로 쉽게 테이블을 만들 수 있습니다. 서버에 저장된 원본과 연계해서 작동하려면 연결하여 가져오기 기능을 사용하면 됩니다.

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