오피스 튜터 일일 강좌 - 액세스2000 10일 테이블 만들기 2, Access 2000

데이터베이스를 만들 때 가장 많이 사용하는 방법은 디자인 보기를 이용해서 직접 하나씩 만들어가는 방법일 것입니다. 마법사를 이용하는 것보다 시간은 조금 더 들여야 할지 모르지만 자신이 원하는 그대로 테이블을 구현할 수 있기 때문입니다.

● 테이블을 만들기 위해 준비하기

데이터베이스를 만들기 위해서는 먼저 작성할 데이터베이스의 주제를 정하고 그 안에서 관리할 데이터 항목들을 종이에 적어 보세요. 항목이 많다면 모든 항목을 하나의 테이블에 작성하지 말고 관련된 것끼리 분리해서 여러 테이블로 분리하는 것이 좋습니다. 예를 들어 사원관리를 한다면 회사에 관련된 자료와 개인 신상에 관련된 것을 따로 분리해서 테이블을 구축하는 것이 나중에 데이터를 관리하기가 훨씬 편해집니다.

우리가 만들어 볼 주제로 가장 쉽고 간단하게 사용할 수 있는 것이 무엇이 있을까 고민을 했습니다. 일단은 여러 가지 데이터 형식에 대해서 살펴보아야 하므로 텍스트, 숫자, 메모, 날짜, 하이퍼링크 등의 다양한 형태를 모두 사용할 수 있는 개인 신상 명세를 관리하는 데이터베이스를 작성해볼까 합니다. 혹시 만들어보고 싶은 좋은 주제가 있으신 분은 자세한 내용을 담은 메일( sun@officetutor.com )을 보내 주시면 다음 데이터베이스를 만들 때 참고하겠습니다.

오늘 우리가 만들 데이터는 연예인을 대상으로 개인 프로필을 정리하는 데이터베이스입니다. 먼저 필요한 항목을 정리해 보자면 이름, 생년월일, 혈액형, 가족사항, 키, 몸무게, 전화번호, 결혼유무, 홈페이지, 사진, 작성일 등이 있습니다. 이러한 항목 하나하나를 필드라고 부르는데 이들은 입력할 데이터가 문자인지, 숫자인지, 날짜인지 등의 좀더 세분된 데이터 형식을 지정해야 합니다.

● 데이터 형식 살펴보기

데이터를 저장할 때 필드마다 각기 서로 다른 유형의 고유한 정보를 저장할 수 있습니다. 이들을 구분하는 데이터 형식에는 텍스트, 숫자, 날짜/시간, 통화, 일련번호, 예/아니오, 메모, OLE 개체, 하이퍼링크 등이 있습니다. 작성할 테이블을 구성하는 각 필드에 적당한 데이터 형식을 설정하기 위해 각 형식이 가지고 있는 특징을 알아보도록 합니다.

- 텍스트
계산이 필요 없는 숫자, 이름, 전화번호, 주소 등의 문자 데이터를 저장하는 형식입니다. 텍스트 필드의 최대 길이는 필드 크기 속성을 이용해서 제어하며 최대 255자 이내의 데이터를 저장할 수 있습니다. 그 이상의 자료를 저장하려면 메모 데이터 형식을 사용해야 합니다.

- 숫자
통화 형식을 제외한 산술 계산을 할 수 있는 숫자 데이터를 저장하며 같은 숫자 형식에서도 세분된 자료 형식을 가지고 있습니다. 그 형식에는 바이트, 정수, 정수(Long), 실수(Single), 실수(Double) 등이 있으며 저장할 자료에 대한 정확도 수준에 따라 적당한 형식을 선택하면 됩니다.

- 통화
일반적인 화폐 정보를 저장하는 데이터 형식에 사용합니다. 숫자를 표시하는 데이터 형식으로 계산할 때 소수점 이하를 버리지 않고 사용할 수 있으며 정수 부분이 15자리, 소수 이하 4자리까지 사용할 수 있습니다.

- 날짜/시간
날짜나 시간을 저장하는 데이터 형식으로 같은 날짜/시간 데이터 형식의 필드끼리는 서로 연산을 할 수 있습니다. 예를 들어 도서 대여일과 도서 반납일 필드가 있을 경우 도서 반납일 필드에서 도서 대여일 필드를 빼면 대여 기간을 구할 수 있습니다.

- 일련번호
일련번호 데이터 형식으로 설정한 필드는 값이 자동으로 생성되어 저장됩니다. 일정하게 증가는 순차적인 값을 생성하거나 무작위로 임의의 정수를 생성할 수도 있습니다. 또한 일련번호 필드는 사용자가 임의로 입력하거나 수정할 수 없으며 주로 기본 키로 설정할 필드에 사용한다.

- 예/아니오
Yes/No, 참/거짓, 설정/해제 등과 같이 두 값 중에 하나만 선택하는 필드에 설정하는 데이터 형식입니다. 예를 들어 우편 발송 여부를 저장하거나, 결혼 유무를 나타내거나, 임급 확인을 체크하는 등의 필드에 적용합니다.

- 메모
기타 비고 사항이나 참조 내용 또는 설명 등을 저장하는 필드에 설정하는 데이터 형식입니다. 입력된 데이터의 크기만큼 기억 장소를 차지하는 점이 텍스트 형식과 다른 점입니다. 그리고 메모 데이터 형식으로 설정한 필드에는 인덱스나 정렬을 할 수 없다는 점을 기억해야 합니다. 메모 데이터 형식으로 지정한 필드에는 최대 64,000 바이트까지 저장할 수 있습니다.

- OLE 개체
윈도우 기반 응용 프로그램과 동적으로 연결할 수 있는 그림, 소리, 이진 데이터, 그래프, 워드, 엑셀 문서와 같은 OLE 개체를 저장하는 데이터 형식입니다. 필드의 최대 크기는 1GB까지 저장할 수 있지만 폼이나 데이터시트에서는 64KB 이상은 보여 줄 수 없습니다. 또한 메모형과 마찬가지로 OLE 개체 데이터 형식에도 인덱스나 정렬을 지정할 수 없습니다.

- 하이퍼링크
하이퍼링크를 저장하는 필드로서 UNC 경로나 URL을 저장하여 연결하거나 외부 파일이나 문서에 대한 연결도 할 수 있습니다. 인터넷 주소, 전자 우편 주소 등을 저장할 때 유용하게 사용합니다.

▶ 참고하기 - UNC와 URL에 대해서 살펴보기

- URL(Uniform Resource Locator)은 개체, 문서, 페이지, 뉴스 그룹, 월드 와이드 웹(World Wide Web) 등의 인터넷이나 인트라넷에서 사용하는 주소를 지정하는 방식이며 인터넷 전자 우편 주소를 지정할 수도 있다.

- UNC(universal Naming Convention)는 시스템에 상관없이 근거리 통신망(LAN) 서버나 지역 인트라넷에서 특정 파일의 위치를 나타내며 '\\서버 이름\디렉토리\파일'과 같은 형태로 표시합니다.

우리가 만들 테이블은 이름, 생년월일, 혈액형, 가족사항, 키, 몸무게, 전화번호, 결혼유무, 홈페이지, 사진, 작성일과 같은 필드들로 구성할 것입니다. 그렇다면 과연 각 필드에 어떤 데이터 형식을 지정하면 좋을지 한 번 생각해 보세요. 내일은 이제까지 준비한 테이블 설계를 토대로 직접 테이블을 구축해 보기로 하겠습니다.

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