OfficeTutor 칼럼 - 염영희님의 팁으로 배우는 파워포인트 이야기

올해도 변함없이 비로 인한 피해가 컸습니다.
수재민이 한 명도 없는 날이 빨리 와야 할텐데 걱정입니다.

그동안 제가 "팁으로 배우는 파워포인트"라고 했는데 너무 어렵다고 하시는 분이 많으시더군요. 그래서 오늘은 칼럼 제목에 충실하게 써 보도록 하겠습니다.

버전에 상관없이 여러분이 알아두셔야 할 것은 처음에 칼럼을 쓰면서 파워포인트의 연혁을 알아보았듯이 PowerPoint 97, 2000, 2002(XP)는 파일 포맷이 같습니다. (워드, 엑셀도 동일합니다.) 즉 따로 이전 버전을 지정해서 저장하지 않는 한(도구, 옵션에 버전 선택 가능) 3 버전에서 작성한 프레젠테이션 파일은 서로 읽는데 문제가 전혀 없습니다. 단 상위 버전에만 있는 기능은 하위 버전에선 적용이 안되겠죠.

자 지금부터 알고 있으면 편리한 팁을 몇 가지 소개해 보도록 하겠습니다.

Tip 1. 빠른 저장 해제
파워포인트를 설치하면 기본적으로 옵션에 빠른 저장이 체크됩니다. 이는 파일의 크기도 커질 뿐 아니라 손상시킬 위험도 있으니까 해제시켜 파일 크기를 날씬하게 합시다.
방법) 도구 → 옵션 → 저장 → 저장 옵션 중 빠른 저장 사용에 체크된 것을 해제(체크 박스를 한번 클릭하면 해제됩니다.)하고 확인을 누릅니다. 자동 저장도 필요없으면 역시 체크를 해제해서 사용하세요
프로그램을 설치하고 전혀 옵션에 신경 안쓰고 사용하는 분들이 많죠. 옵션을 최소화시키는 것도 파일관리의 요령입니다.

Tip 2. 새 프레젠테이션 여는 방법
파워포인트를 실행한 후 빈 프레젠테이션을 두번 클릭하거나 Ctrl+N을 누릅니다.

Tip 3. 웹에서 마이크로소프트가 제공하는 무료 서식 다운 받기
http://officeupdate.microsoft.com/templategallery 사이트에서 Search for 박스란에 PowerPoint를 입력후 엔터를 누르거나 Go를 누릅니다. 원하는 서식을 다운받아 사용할 수 있습니다.

Tip 4. 클립아트 인터넷에서 다운 받기
삽입, 그림, 클립 아트, 온라인 클립을 클릭하여 원하는 클립 아트를 다운 받습니다.
http://dgl.microsoft.com/

Tip 5. 슬라이드 쇼 중 다른 응용프로그램 선택
슬라이드 쇼 진행중 다른 응용프로그램(Excel, Word, PowerPoint, 탐색기 등)을 볼 경우 Alt + Tab + Tab + Tab ...

Tip 6. 열 때 항상 슬라이드 쇼로 열기
다른 이름으로 저장(F12)에서 파일 형식을 PowerPoint 쇼 (*.pps)로 저장하면 항상 슬라이드 쇼로 열립니다.

요즘에는 프레젠테이션 파일의 재편집을 막기 위해 pdf 파일로 변환하거나 파일에 비밀번호를 넣어 편집을 못하도록 하는 경우가 많습니다. 어느 것은 pdf 파일의 인쇄도 막는 것도 있더군요.
그럼 오늘도 좋은 하루 되십시오.

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