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29일 메일을 보낼 경우 지켜야 할 예절
11가지
▶ 오늘 배울 내용 안녕하세요. 오피스 튜터의 이희진 입니다. 아웃룩 강좌를 진행한지도 이제 두 달이 다 되어 갑니다. 제 강좌를 꾸준히 받아 보신 분들은 이제 아웃룩이 어디에다 쓰는 물건인지를 이해 하셨을 거라 생각합니다. 지금까지 1일차부터 28일차 강좌 까지는 아웃룩에서 기본적으로 알고 있어야 할 내용들에 대해서만 다루어 봤습니다. 29일차와 30일차 강좌에서는 지금 까지 공부해 왔던 내용들을 정리해서 강좌를 올릴 생각입니다. 그리고 31일차 강좌 부터는 아웃룩에서 사용할 수
있는 중급적인 활용과 FAQ를 중심으로 강의를 연재할
생각입니다. 또한 다른 분들이 질문하신 내용을 다시 FAQ로
정리해서 보내드릴 생각이오니 아웃룩에 대한 건의
사항이나 혼자만 알고 계시는 팁이 있다면 제게도 보내
주시면 정말 감사 하겠습니다. 그럼, 29일차 강좌로 들어 가도록 하겠습니다. 29일차
강좌에서는 아웃룩 이나 아웃룩 익스프레스를 사용해
메일을 보낼 경우 지켜야 할 예절에 대해 살펴 보는
시간을 갖도록 하겠습니다. ● 메일을 보낼 경우 지켜야 할 예절 11가지 하나, 메일을 쓸 때는 받는 사람과 제목을 반드시 입력해야 합니다. 받는 사람이 없다면 당연히 메일은 도착하지 않을 것이고, 제목이 없다면 받는 사람이 읽기 전에는 어떤 메일인지 알 수 없기 때문 입니다. 제목은 알기 쉽고 내용과 관련된 제목을 입력하는 것이 좋습니다. 둘, 전화와는 달리 본인과 직접 이야기 하는 것이 아니므로 보냈던 메일에 대한 답장이 늦어지면 상대방은 불안해서 다시 메일을 띄우게 됩니다. 받은 메일에 대해서는 간단 하게라도 바로 답장을 해 주는 것이 좋습니다. 셋, URL은 꽤 긴 것이 많아 직접 입력하는 경우 오타가 나올 가능성이 많습니다. 모처럼 유용한 정보를 찾았는데 URL를 잘못 입력해서 그 홈페이지를 볼 수 없다면 아무런 의미가 없습니다. 간단한 URL이라도 복사해서 붙이는 방법을 권합니다. 넷, 메일을 보낼 가능성이 있는 사람의 주소는 미리 등록 하도록 합니다. 보통 받았던 메일로 답장을 계속하기 때문에 직접 입력하는 것이 적을지 모르지만 간혹 새로 메일을 보낼 경우 이전 메일을 찾는데 시간을 소비하는 것 보다는 메일을 받고 바로 연락처나 주소록에 등록한 후 선택해 메일을 보내면 훨씬 더 효율적입니다. 다섯, 주소록이나 연락처에 주소를 입력해 두면 단지 메일주소를 입력 시 편하기 위해서 만이 아니라 입력실수를 줄일 수 있습니다. 메일을 보내는 경우 주소록이나 연락처를 이용해 메일을 보내는 습관을 갖도록 합니다. 여섯, 굴림체나 바탕체 등 HTML 메일 을 사용하면 다양한 글꼴을 쓸 수 있습니다. 하지만 상대편이 꼭 이런 글꼴을 가지고 있으란 법은 없으므로 상대편의 환경을 생각해서 메일을 작성합니다. 일곱, 어떤 메일이나 운영체제를 가지고 있느냐에 따라 언어 시스템이 달라지게 됩니다. 메일을 보낼 때는 상대편의 언어 시스템을 확인하고 거기에 맞추어야 합니다. 여덟, 큰 파일을 첨부해서 보낼 경우 상대방에게 인터넷 사용 환경이나 의견을 미리 물어 보고 상대에게 보내는 것이 좋습니다. 아홉, 메일을 많이 사용하는 사용자는 하루에 백통이 넘는 메일을 받을 수도 있습니다. 이러한 사용자에게는 가능한 짧은 시간 내에 내용을 파악할 수 있도록 확실한 제목을 붙이고 처음부터 내용을 간결하게 적는 것이 좋습니다. 열. 생각 없이 다른 사람의 메일을 전달해서는 안 됩니다. 개인적인 메일을 전달하고 싶을 때는 미리 허락을 얻어야 합니다. 자신의 글이 다른 사람들 사이에서 퍼져나가는 것을 좋아하는 사람은 별로 없을 것입니다. 열하나, 행운의 편지와 같은 메일이 인터넷 세계에 존재합니다. 메일을 읽으면 바이러스에 감염되므로 주의하라는 식으로 친절을 가장한 메일도 있습니다. 이와 같은 메일은 그냥 무시하면 됩니다. 체인 메일에 참가하는 일이 없도록 합니다. 그리고 백신 소프트웨어를 반드시 설치해놓으시고 주기적으로 패턴 파일을 업데이트 하십시오 |
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