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빈 영역에 메시지 작성
① [파일]-[새로 만들기]-[메일 메시지]를 클릭하거나 [Ctrl+N]을 누른다.
② 받는 사람, 참조, 숨은 참조 상자에 받는 사람의 이름을 입력한다. 만약 주소록이 작성 되어 있다면 목록에서 받는 사람의 이름을 선택할 수 있는데 [받는 사람] ,[참조] 또는 [숨은 참조] 단추를 클릭하면 된다.
※ 그림을 클릭하시면 확대해서 보실 수 있습니다.
③ [확인]을 클릭한다.
④ [제목 상자] 에 메시지 제목을 입력하고 문자열 상자에 메시지를 입력한다.
⑤ 도구모음에 있는
를 클릭한다. [보내기]를 클릭하면 [받는 사람]란과 [참조]란에 있는 사람에게 메시지나 파일을 보낸다.
<참고하기>
● [받는 사람], [참조], [숨은 참조] 상자에서 메시지를 받는 사람의 이름을 세미콜론(;)으로 구분하여 메시지를 보낼 수 있다.
- 받는 사람 : 상대방에게 직접 메시지를 보낸다.
- 참조 : 상대방에게 메시지 복사본을 보내며 다른 사람이 그 사람의 이름을 볼 수 있도록 한다.
- 숨은 참조 : 상대방에게 메시지 복사본을 보내며 다른 사람이 그 사람의 이름을 볼 수 없도록 한다.
⑥ [보내기]를 누르면 [보낼
편지함]에서 [보낸편지함]으로 이동하게 된다. 지금 보낼 편지가 아니라면 저장 단추를 누르고 종료를 한다.
⑦ [My Shortcuts] 그룹에서 [보낸 편지함]을 누르면 편지가 보내졌는지 확인할 수 있다.
<참고하기>
● 메일 보내기 형식을 변경하려면?
[도구]-[옵션]-[메일형식] 탭을 눌러 '보낼 메시지 형식'을 변경하면 된다. 또한 '워드를 전자메일 편집기로 사용' 확인란을 선택하면 메일편집기로 워드를 사용할 수 있다.
● 편지지 사용하여 메시지 작성
① [동작]-[다음으로 새 메일 메시지 작성]-[다른 편지지]를 선택한다.
② 편지지 목록에서 [치킨스프]를 선택하고 [확인] 을 클릭한다.
③ 편지지가 지정된 메시지 작성 화면이 나온다.
● 첨부 파일 추가하여 메시지 작성
메시지 작성 창에서 [삽입]-[파일] 을 선택하여 파일을 추가하여 메시지를 보낼 수 있다.
● 메시지 덧붙이기
현재 작업하는 메시지 창에 기존의 메시지를 덧붙이고자 한다면 [삽입]-[항목]을 선택하여 덧붙이기 하고자 하는 메일을 선택하고 [확인]을 클릭한다.
2. 메시지 읽기
받은 편지함에 메시지가 도착하면 메시지를 일고 답장을 쓸 수도 있고 그것을 다른 사람들에게 전송할 수도 있으며 덧붙인 파일을 보거나 열 수도 있고 URL이나 전자 우편 링크를 사용하여 답장을 보낼 수 있다.
● 메시지 열기
[받은 편지함] 폴더를 선택하고 메시지 목록에서 읽고자 하는 메일에서 마우스 오른쪽 단추를 눌러 [열기]를 선택하거나 더블 클릭을 한다. 메시지 내용은 목록에서 클릭하면 아래 [미리보기] 창에 나타난다.
<참고하기>
● [미리보기 창] 에 대한 정보를 보려면?
- [머리글 정보] 에서 마우스 오른쪽 단추를 누른다.
- [머리글 정보] 에서 더블 클릭을 하면 [머리글 정보]가 숨기기가 되고 다시 [머리글 정보] 경계선에서 더블 클릭을 하면 보여진다.
● [미리보기 창]을 숨기기 했을 때 다시 보이게 하려면?
- [보기]-[미리 보기 창]을 선택한다.
● 메시지 답장
① 회신 : 특정 메일에 답장을 한다고 하면 [받는 사람] 에는 자동으로 보낸 사람의 이름이 들어가고 제목으로는 원래 제목에 'RE:' 가 붙게 된다. 'RE:'는 'Reply' 라는 뜻으로 지금 보내는 메일의 원래 제목의 메일에 대한 답장이라는 것을 나타낸다.
② 전체회신 : 전송자와 그 메시지를 받은 모든사람 에게 답장을 보낼 때 사용한다.
③ 전달 : 업무적인 메일인 경우 받았던 메일을 스스로 처리할 수 없는 경우나 개인적인 것이라 해도 다른 사람에게 알려 주고 싶은 것이 있을 때 사용한다. 메일을 전송할 때 제목에 붙는 'FW:'는 'Forword' 를 의미하는 것으로 이는 원래 메일의 제목을 유지하면서 메일을 받는 사람에게 이 메일이 전달로 왔다는 것을 알려 주는 것이므로 변경하지 않는 것이 좋다.
<참고하기>
메시지를 [Shift] 또는 [Ctrl]를 이용하여 여러 개의 메시지를 선택한 후 [전달]을 누르면 새 메시지에서 [첨부 파일]로 전달된다.
3. 메시지 플래그
문제점에 대해서 해야 할 일을 상기시키고 싶을 때 제목을 알기 쉽게 만들거나 메시지 문자열에 지시 사항을 포함 시킬 수 있지만 메시지에 플래그를 다는 편이 메시지를 받는 사람에게 명확히 전달할 수 있다. 플래그는 메시지나 연락처에 첨부할 수 있으며 다른 사람에게 보내는 메시지에 플래그를 첨부할 수 있다. 또한 그러한 메시지나 연락처에 대해서 미리 알림을 설정할 수도 있다.
● 메시지 플래그 달기
① [표준]도구에서 [새로만들기 를 선택한다.
② [받는 사람]과 [제목] 을 입력하고 [동작]-[추가 작업 메시지 플래그]를 선택한다.
③ 플래그에 지정할 내용과 기한을 입력하고 [확인]을 클릭한다.
④ 플래그가 메시창에 표시됨을 알 수 있다. [보내기] 를 클릭한다.
⑤ 받는 사람이 플래그가 표시된 메시지를 받으면 플래그의 목적에 대한 설명이 메시지 맨 위에 나타난다. 미리 알림을 설정하면 이 날짜도 나타난다.
4. 주소록 관리
주소록에는 전자 우편을 보낼 사람들의 이름과 주소를 담아 두게 된다.
● 주소록 열기
Microsoft Exchange Server를 사용할 경우와 그렇지 않은 경우
화면의 상이함이 있다.
[도구]-[주소록]을 선택한다.
● 주소록 추가
[도구]-[주소록] 에서 [새 주소록]을 선택하여 추가한다.
● 사람 찾기
주소록에 포함된 사람이 너무 많은 경우 일일이 찾는 것 보다는 [사람 찾기] 를 이용하여 쉽게 찾고자 하는 사람을 검색할 수 있다.
① [도구]-[주소록]-[사람 찾기] 를 선택한다.
② [찾는 위치] 를 지정하고 검색하고자 하는 내용을 입력한 후 [지금 찾기] 를 클릭한다.
● 연결하기
① [도구]-[작업] 또는 도구 모음에서 를 선택하면 주소록에 있는 사람에게 바로 메일보내기,인터넷통신,전화걸기 작업을 할 수 있다.
OfficeTutor 365
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를 클릭한다. [보내기]를 클릭하면 [받는 사람]란과 [참조]란에 있는 사람에게 메시지나 파일을 보낸다.
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를 선택하면 주소록에 있는 사람에게 바로 메일보내기,인터넷통신,전화걸기 작업을 할 수 있다.