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아웃룩 2000, 작업관리, Outlook 2000

작업관리

이 장에서는 작업 목록을 점검하는 작업 관리에 대해서 살펴본다. 

 
- 작업 관리
- 메모 만들기
- 규칙 마법사
- 보내기/받기
1. 작업 관리
작업 

작업이란 완료될 때까지 추적해야 할 개인적이거나 업무와 관련된 일이다. 작업은 한 번만 수행하거나 되풀이해서 수행(되풀이 작업)할 수 있다. 되풀이 작업은 규칙적인 간격으로 또는 작업 완료 표시 날짜를 기준으로 되풀이될 수 있다. 예를 들어 매달 마지막 금요일에 관리자에게 보고서를 보낼 수도 있고 한 달에 한 번씩 모임에 갈 수도 있다.
한 번 일어나는 작업 만들기

① [파일]-[새로만들기]-[작업]을 클릭한다.
② [제목 상자] 에 작업 이름을 입력한다.
③ 원하는 옵션을 선택한다.
④ [저장 후 닫기] 를 클릭한다.

<참고하기> 
● 작업 목록에 작업을 빨리 추가하려면?

작업 창에서 '새 작업을(를) 추가하려면 여기를 클릭하십시오.'를 클릭하고 작업 이름을 입력하고 [Enter]를 누른다. 작업창에서는 작업의 요약을 볼 수 있다. 일반적으로 작업 창은 종료일이 정해져 있는 작업(빨간색으로 표시된다) 뿐만 아니라 종료일이 정해지지 않은 작업을 포함하여 현재 진행 중인 작업을 보여준다. 완료상자를(두번째 열에 있는 확인란) 클릭하면 Outlook이 해당작업에 선을 긋는다.

완료 날짜를 기준으로 되풀이 작업 만들기

① [파일]-[새로 만들기]-[작업]을 클릭한다.
② 제목 상자에 작업 이름을 입력한다.
③ 원하는 옵션을 선택한다.
④ 동작 메뉴에서 되풀이를 클릭한다. 매일, 매주, 매월, 매년 중 작업이 되풀이되는 주기 단위를 클릭한다. [각 작업이 끝나고]를 클릭하고 상자에 되풀이 되는 시간 주기를 입력하고 [확인]을 클릭한다.
image092.gif(11168바이트)
※ 그림을 클릭하시면 확대해서 보실 수 있습니다.
⑤ [저장 후 닫기]를 클릭한다. image093.gif(17703바이트)
⑥ [작업 창] 에 되풀이하는 작업에 대한 내용이 표시된다. image094.gif(28446바이트)

<참고하기>
작업이 지정한 날짜에 시작되고 끝나게 하려면 시작과 끝 날짜를 지정한다. [각 작업이 끝나고] 외에 다른 옵션을 선택하면 [끝날짜]를 지정할 수 있다.
2. 메모 만들기
기억하고 싶은 내용이나 다른 사람과의 대화를 적어 두는 작업은 매일 하는 업무 중 중요한 부분을 차지한다. Outlook 2000에서는 메모를 위한 폴더를 가지고 있다. 이 폴더 에서는 메모를 입력할 수 있고 메모의 자취를 관리할 수 있으며 인쇄할 수도 있고 전자 우편을 통해 다른 사람에게 메모를 전달할 수 있다.
메모 추가하기

① [파일]-[새로 만들기]-[메모] 를 클릭한다.
② 메모의 내용을 입력한다.
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③ 메모를 닫으려면 메모 창의 왼쪽 위에 있는 메모 아이콘을 클릭하고 닫기를 클릭한다.
④ [Outlook 표시줄] 메모 폴더를 선택하여 내용을 확인한다.
⑤ 여러 가지 보기로 메모를 표시하려면 [고급] 도구 모음에서 [현재 보기] 목록을 클릭한다.
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메모 편집하기

① 메모창에서 변경하고자 하는 메모를 마우스 오른쪽 단추를 눌러 [열기]를 선택해서 메모 내용을 편집할 수 있다.
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② 메모에 색을 변경하고 싶으면 메모에서 마우스 오른쪽 단추를 눌러 [색]을 변경할 수 있다.
또는 메모를 열기한 후
아이콘을 클릭한다.
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<참고하기>
메모에 대한 기본 설정을 지정하려면 [도구]-[옵션]-[메모옵션]을 선택한다.
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3. 규칙 마법사
규칙 마법사는 규칙을 사용하여 메시지에 작업이 자동으로 수행되도록 함으로써 전자 메일 메시지 관리를 도와 준다. 규칙을 만든 후 Outlook 2000은 메시지가 받은 편지함에 도착할 때나 메시지를 보낼 때 그 규칙을 적용한다. 규칙을 가져오거나 내보낼 수 있다. 가져온 규칙은 규칙 마법사의 규칙 목록 끝에 추가 되고 내보낸 규칙은 확장명이 .rwz인 파일에 저장된다. 규칙 마법사에서는 한 번에 한 규칙 모음만 가져올 수 있다.
규칙 만들기
① [받은 편지함] 표시줄을 선택한 후 [도구]-[규칙 마법사][[새로 만들기]를 선택한다.
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② 규칙 종류를 선택하고 [다음]을 클릭한다. image102.gif(32361바이트)
③ 조건을 선택하고 [다음]을 클릭한다. image103.gif(34944바이트)
④ 메시지로 이동을 선택하고 지정 폴더를 선택하라는 메시 나오면 폴더를 선택하고 [다음]을 클릭한다. image104.gif(27495바이트)
⑤ 예외 사항에 대한 내용을 선택하고 없으면 바로 [다음] 단추를 클릭한다. image105.gif(36344바이트)
⑥ 규칙 이름을 지정하고 [지금 실행]을 클릭한다. image106.gif(32826바이트)
⑦ 적용할 규칙을 선택 하고 [확인]을 클릭한다. image107.gif(10811바이트)
⑧ 실행할 규칙을 선택하고 [지금 실행]을 클릭한다.
⑨ [닫기]을 클릭하고 규칙 마법사를 끝낸다.
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<참고하기>
규칙 마법사 에서 [옵션] 단추를 눌러 지정된 규칙을 파일로 가져오기 할 수도 있고 내 보내기로 할 수 있다. 규칙을 내보내기로 지정하게 되면 .rwz 라는 확장자가 붙는 파일로 저장된다.
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4. 보내기/받기
Outlook 2000에서는 여러 개의 계정을 등록하여 메일을 한 번에 받거나 보내기를 실행 할 수 있다.

① [도구]-[계정]을 클릭한다. [추가]를 눌러 사용하고자 하는 계정을 모두 등록한다.
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② [도구]-[보내기/받기]를 선택하면 등록된 모든 계정의 목록이 나타난다. [모든계정]을 선택하면 설정된 모든 계정에서 메일 받기와 보내기를 수행해 준다. image111.gif(12271바이트)
 
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