오피스 튜터 일일 강좌 - 액세스2000 6일 액세스 둘러보기, Access 2000

이번에는 전체적인 액세스의 구조와 개체마다 가지고 있는 고유한 기능을 살펴보도록 하겠습니다. 액세스를 실행한 데이터베이스 창에서 볼 수 있듯이 액세스는 크게 핵심을 이루는 7개의 개체로 구성되어 있습니다. 테이블, 쿼리, 폼, 보고서., 페이지, 매크로, 모듈이 이에 속하며 각 개체마다 고유한 특성을 가지고 있습니다. 또한 이들 개체는 액세스에서 할 수 있는 전반적인 기능을 포함하고 있습니다.

이들에 대한 세부적인 사항은 다음 호부터 차례대로 다루기로 하고 이번 호에서는 테이블, 쿼리, 폼, 보고서., 페이지, 매크로, 모듈을 이용해서 할 수 있는 일과 이들이 가지고 있는 특성과 기능에 대해서 포괄적으로 살펴보기로 합니다.

● 테이블 둘러보기

테이블은 데이터베이스의 핵심으로 데이터베이스 내에서 사용할 데이터를 저장하고 관리하는 개체입니다. 테이블은 다른 개체를 만드는 원본 데이터로 사용하므로 테이블 설계에 신중을 기해야 합니다. 테이블 안에는 각각의 고유한 정보를 가지고 있는 열 단위의 필드와 관련된 필드들을 모아 놓은 행 단위의 레코드로 구성합니다.

테이블을 이용해서 데이터를 추가, 수정, 삭제 등의 관리를 할 수 있고 정렬하거나 원하는 데이터만 검색할 수도 있습니다. 이때 좀더 빠른 검색을 원한다면 인덱스를 설정할 수 있습니다. 하나의 데이터베이스에는 여러 테이블을 가질 수 있고 액세스는 관계형 데이터베이스(RDBMS)이므로 필요에 따라 테이블끼리 연결하여 원하는 정보를 추출할 수도 있습니다. 하지만 이를 위해서는 서로 연결할 수 있는 키 필드가 있어야 합니다. 보통은 기본 키로 정의해서 사용합니다.

● 쿼리 둘러보기

테이블에서 만든 데이터를 이용해서 사용자가 원하는 구성으로 변경하거나 다양한 조건으로 데이터를 검색하고 추출할 수 있습니다. 쿼리의 가장 강력한 기능은 여러 테이블을 연결하여 하나의 테이블처럼 새로운 결과를 추출하는 것입니다. 또한 SQL문을 직접 입력해서 쿼리를 작성할 수 있으며 반대로 디자인 보기에서 작성한 쿼리를 SQL문으로 변환할 수도 있습니다. 쿼리에는 간단한 선택 쿼리 뿐만 아니라 새로 고침 쿼리, 삭제 쿼리, 테이블 작성 쿼리, 추가 쿼리, 크로스탭 쿼리 등의 다양한 종류를 사용할 수 있습니다.

● 폼 둘러보기

폼은 추가, 삭제, 수정, 검색 등의 데이터 관리를 보다 손쉽게 할 수 있도록 작업 화면을 만드는 개체입니다. 물론 테이블이나 쿼리의 데이터시트 보기를 이용해서도 데이터는 관리할 수 있습니다. 하지만 폼에서는 도구 상자의 컨트롤을 사용해서 시각적으로 다양한 효과를 얻을 수 있습니다. 또한 데이터시트에서는 볼 수 없었던 사진, 그림, 동영상, 소리, 차트 등의 OLE개체 데이터를 표시할 수 있습니다. 폼에서는 매크로나 VBA(Visual Basic for Applications)로 만든 프로시저를 특정 이벤트에 연결할 수도 있습니다.

● 보고서 둘러보기

보고 자료나 분석 자료와 같이 다양한 종류의 출력 자료를 만드는 개체이다. 많은 양의 데이터를 분류하고 요약해서 계산된 정보들을 출력하기위해 사용하며 폼에서 표현하기 힘든 레코드들의 통계 분석 처리를 할 수 있습니다. 이때 데이터를 정렬하고 그룹을 지어 연산자와 함수들을 이용한 계산도 가능합니다.

● 페이지 둘러보기

액세스2000에 새로 추가된 개체로서 윈도우 환경과 웹 인터페이스의 결합으로 손쉽게 데이터베이스의 정보를 웹에 게시할 웹 페이지를 만들 수 있다. 움직이는 텍스트, 동영상, 그림, 차트 등의 다양한 멀티미디어를 지원한다. 또한 OLE기술인 ActiveX WebBrowser 컨트롤을 이용하면 인터넷에 자동으로 접속하고 지정한 웹 사이트의 HTML언어를 해석하여 연결할 수 있습니다. 이 ActiveX WebBrowser 컨트롤은 인터넷 익스플로러를 설치할 때 자동으로 시스템에 설치되므로 언제든지 사용할 수 있습니다.

● 매크로 둘러보기

액세스에서 많은 양의 데이터를 처리하거나 복잡한 작업인 경우에 특정 작업을 자동화할 수 있는 개체입니다. 액세스에서의 매크로 사용법은 엑셀이나 파워포인트와 같은 다른 마이크로소프트 오피스 제품에서 사용하는 방법과는 조금 다릅니다. 액세스에서 제공하는 50여 가지의 매크로 함수 중에서 작업할 내용에 적합한 함수를 선택한 후 인수 값만 설정하면 됩니다. 따라서 비주얼 베이직 언어에 대해 잘 모르는 초보자라도 쉽게 프로그래밍할 수 있습니다. 하나의 매크로 내에서는 다른 매크로나 VBA 프로시저를 실행할 수 있습니다.

● 모듈 둘러보기

사용자가 직접 VBA코드를 입력해서 사용자 정의 프로시저를 만드는 개체입니다. 매크로를 이용한 처리에는 한계를 가지고 있기 때문에 모듈을 이용해면 작업 중에 발생하는 오류를 추적하거나 효과적으로 분석하거나 복구할 수 있습니다. 모듈은 응용 프로그램 어디에서나 사용할 수 있는 사용자 정의 함수를 만들거나 폼이나 보고서의 특정 이벤트에 반응하는 프로시저를 만들 수도 있습니다.

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